Resultaatgericht inkopen met de concurrentie gerichte dialoog

De concurrentiegerichte dialoog is een procedure die wordt gehanteerd bij Europees aanbesteden. Deze procedure wordt vaak gebruikt voor complexe gevallen. Jij als aanbestedende partij gaat met de potentiële opdrachtnemers in gesprek over mogelijk technische oplossingen. Denk hierbij aan projecten die vragen om specifieke technische kennis, innovatieve oplossingen of grote computernetwerken. Als organisatie pas je deze procedure dus niet standaard toe binnen je aanbestedingsproces. 

Als overheidsinstantie zoek je een opdrachtgever die niet alleen de opdracht succesvol kan uitvoeren, maar ook de juiste oplossing biedt. Oplossingen die te specifiek zijn of die specialistische kennis vereisen. Denk aan vraagstukken rondom duurzaamheid, innovatie of complexe infrastructuren. 

Wanneer je als organisatie zelf niet de juiste kennis in huis hebt of wanneer je op de aanbesteding niet de juiste inschrijvers hebt ontvangen, kun je overgaan op deze dialoog. De aanbesteding wordt via TenderNet gepubliceerd en hierop kunnen alle gegadigden zich inschrijven. Je gaat dan met verschillende partijen aan tafel om de scenario’s door te lopen. De inschrijver die de beste oplossing biedt tegen de beste prijs, wordt uiteindelijk degene die voor jou aan de slag gaat. Met deze tips zorg je ervoor dat jij dit succesvol aanpakt:

1. Zorg voor een duidelijk aanbestedingsbeleid: bij de concurrentiegerichte dialoog ligt er geen panklare opdracht klaar, maar het beoogde resultaat moet duidelijk zijn. Neem hiervoor de tijd, want doorgaans duurt dit proces langer dan een standaard aanbestedingstraject. 
2. Maak een inhoudelijke opzet waarin je de belangrijkste kaders, scope en KPI’s bepaalt. 
3. Stel het juiste projectteam samen. De inkoper heeft hierin de glansrol, maar haak ook andere specialisten aan zoals een projectmanager, ICT-, financieel- en juridisch specialist. 
4. Richt de processen binnen de organisatie in. Denk hierbij aan het aanstellen van een beoordelingscommissie en bepaal de vergoeding voor de deelnemers die meedoen aan de concurrentiegericht dialoog. 
5. Bepaal of er eerst een marktconsultatie wordt gehouden: dit stelt bedrijven in de gelegenheid om partners te vinden om bijvoorbeeld gezamenlijk deel te nemen aan de dialoog. Een marktconsultatie is met name interessant als bij de opdracht meerdere verschillende organisaties passen. 
6. Maak een leidraad waarin je de volgende zaken beschrijft: de verwachte resultaten, de selectie- en gunningscriteria, de eisen en voorwaarden, welke partijen meedoen en wanneer de dialoog wordt aangegaan, de planning en de deadline voor de inschrijving. 
7. Selecteer marktpartijen voor de dialoog: maak een checklist vooraf waarop je de partijen selecteert. Nodig maximaal drie partijen uit voor deelname en voer de dialoog. 
8. Nodig partijen uit voor een definitieve inschrijving
9. Beoordeel de inschrijvingen en gun de opdracht aan de beste partij

Tussen het moment dat je de marktpartijen voor de dialoog selecteert en het moment dat je partijen uitnodigt voor de definitieve inschrijving, vindt de concurrentiegerichte dialoog plaats. Het doel hiervan is om de beste beste oplossingen te ontvangen. Zorg daarom dat je vraag duidelijk is en het einddoel duidelijk. De deelnemers aan deze dialoog moeten de kans krijgen om je organisatie beter te leren kennen en het probleem te doorgronden. Een aantal tips om deze dialoog vlot te laten verlopen:

• Laat weten dat de gesprekken vertrouwelijk zijn. Zij kunnen vrijuit de oplossing bieden zonder dat hier misbruik door jouw organisatie van wordt gemaakt. Concurrenten onderling krijgen geen inzicht in de oplossingen van een ander. 
• Zorg dat iedere deelnemer gelijke kansen krijgt: werk met een vast stramien van onderwerpen, zodat ieder gesprek hetzelfde verloopt. 
• Tijdens de dialoogfase kun je partijen laten afvallen. In de leidraad zijn alle criteria vastgelegd. Als een deelnemer daar niet aan voldoet, kun je besluiten hier verder geen tijd en energie in te steken.  
• Begin de dialoog met een bijeenkomst. Hierbij informeer je alle deelnemers in één keer. 
• Bepaal vooraf het maximaal aantal gesprekken. 

✔ Toekomstbestendig inkopen
✔ Minimaliseren en managen van risico’s tijdens de uitvoering
✔ Verhogen van de kwaliteit van het inkoopproces
✔ Innovatieve oplossingen aangedragen door potentiële opdrachtnemers
✔ Minder gericht op inkopen op prijs, meer gericht op waarde en resultaat
✔ Een betere samenwerking en afstemming met de opdrachtnemers
✔ Opdrachtnemers die zichzelf beter kunnen onderscheiden
✔ Projecten die vaker binnen planning en budget worden gerealiseerd
✔  Toekomst beter voorspellen én observeren
✔  Expertise zien en benutten
✔  Een transparanter inkoopproces
✔  Vragen stellen en denken in ieders belang

Het resultaat duidelijk voor ogen, maar de uitvoering die nog wat vertroebeld is? De concurrentiegerichte dialoog biedt voor aanbestedingen de oplossing om dat beeld helder te krijgen.

Inkoop is het kloppende hart van jouw organisatie. Het volume dat je inkoopt als organisatie, maakt ongeveer 70% van de begroting uit. Wanneer de inkoopafdeling niet op rolletjes loopt, heeft dit invloed op de hele organisatie. Scherper inkopen betekent vooraf investeren en op de lange termijn lagere kosten, een betere ROI en algemeen bedrijfsresultaat. 

Bij F-Fort zijn we gespecialiseerd om veranderingen aan te brengen binnen de inkoopafdeling. Dit doen we binnen verschillende overheidsinstanties zoals gemeentes en instellingen binnen het sociaal domein. Dit doen we door middel van workshops, interventies of volledige begeleiding. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?