F-Fort

Als u wilt dat het echt gebeurt!

Waarom je beter niet dagvoorzitter kunt zijn op je eigen event

Je bent blij dat het weer gelukt is. Er stond weer een bijeenkomst op de bedrijfskalender en ja, om eerlijk te zijn, zat er net als de vorige keer best veel druk op om het voor elkaar te krijgen. Je moet het er allemaal maar bij doen naast je gewone werk en je overvolle agenda. Maar gelukkig, het is gelukt om op tijd drie sprekers te regelen. Het programma is gevuld en de uitnodigingen zijn verstuurd.

Op de ochtend van het event kijk je tevreden rond hoe de eerste gasten binnen komen druppelen en de zaal zich vult. Opgelucht haal je adem, de zaal zit vol en vol enthousiasme kondig je dan ook de eerste spreker aan. De sprekers wisselen elkaar af en aan het einde van de dag bedank je iedereen voor de komst en nodig je de mensen uit voor de afsluitende borrel. Een intensieve dag zit er weer op.

Maar, was het ook een geslaagde dag? Gingen de bezoekers met een tevreden gevoel naar huis? Namen ze iets mee waar ze de dag er na ook echt mee aan de slag konden? Weet jij wat er nu echt speelde bij je klanten in de zaal? Of waren ze gewoon blij dat het er op zat en dat ze naar huis konden? Want misschien was het wel een lange, vermoeiende en soms ook wel een saaie dag.

Er zijn verschillende onderzoeken op internet te vinden over hoe lang mensen geconcentreerd kunnen luisteren. Op een website moet je al binnen een paar seconden de aandacht hebben getrokken, anders klikken mensen al weer verder. In een lessituatie is het een minuut of acht. Voor een presentatie of een betoog gaat men vaak uit van max. twintig minuten. Niet meer, anders komt je verhaal niet over.

Nu terug naar het voorbeeld hierboven. Als je dus een seminar organiseert met drie sprekers en je laat de sprekers achter elkaar hun verhaal afdraaien, dan ben je dus niet effectief. Hoe interessant het verhaal ook is, de mens kan simpelweg niet zo lang geconcentreerd luisteren.

Afgelopen week heb ik de workshop “Leren Modereren” gevolgd. Deze workshop werd gegeven door de enthousiaste, maar ook soms strenge doch rechtvaardige professionals Jan-Jaap in der Maur en Kim Coppes. Alles draait daarbij om interactie. Interactie tussen spreker en publiek. Hoe maak je een goede aankondiging, leren modereren, interviewtechnieken, programma ontwerp, lagerhuis debat of een paneldiscussie. In twee dagen hebben we met 12 deelnemers heel hard gewerkt om het vak van dagvoorzitter onder de knie te krijgen. We hebben hard kunnen lachen om onze oefeningen met moeilijke interviews, haperende moderaties, sprekers die maar door bleven praten of een publiek die eigenlijk het liefste naar huis wilde. In hoog tempo wisselden de verschillende situaties elkaar af en konden we met veel plezier oefenen, oefenen en nog eens oefenen.

Luisteren naar je spreker, kijken naar non verbale communicatie in de zaal, contact met je publiek, iemand laten reageren, maar ook weer op tijd laten stoppen met praten. Snel schakelen van podium naar zaal en weer terug. Moe maar ook zeer voldaan en enthousiast ging ik dan ook na twee dagen weer naar huis.

Maar als er één take-away te noemen is, dan is het wel dat dagvoorzitter zijn echt een vak is waarin je getraind moet zijn. Met een goede dagvoorzitter wordt je evenement leuker, levendiger, interactiever en gaan de klanten sneller met een voldaan gevoel naar huis. Want daar gaat het uiteindelijk toch om?

Heb je nu zelf binnenkort een evenement en wil je eens sparren over hoe je een succesvolle dag kunt organiseren? Dan kan je altijd contact met mij opnemen.

Gijsbert Hagens, 19 september 2018
gijsbert@f-fort.nl