F-Fort

Als u wilt dat het echt gebeurt!

Verstikkende ketensamenwerking (verticaal)

Alle goede intenties ten spijt: soms werken ketens ronduit verstikkend. Dit wordt toegelicht aan de hand van een enkel voorbeeld: mandaat. Hoe ontstaat verstikking?

Vastleggen mandaat

Wie krijgt welk mandaat? Het is een van de belangrijke thema’s die je tegenkomt in transitie-trajecten. In het algemeen kun je stellen dat een mandaat dieper de keten in, nooit hoger wordt. Daarnaast geeft de hoogte van een mandaat in onze Westerse wereld een indicatie hoe belangrijk je bent: hoeveel invloed kun je uitoefenen, hoeveel macht heb je? Om het nog lastiger te maken, is de hoogte van een mandaat vaak niet zelfstandig te bepalen door de facilitair manager, maar onderwerp van strakke bedrijfsregels, al dan niet vastgelegd bij de KvK, waarbinnen je zult moeten bewegen.

Mandaat en partnership
Wellicht het meest belangrijke aspect van het toekennen van mandaat is dat je ermee aangeeft of je iemand in voldoende mate vertrouwt; capabel acht om de juiste inschatting te maken en op verantwoorde manier met budget om te gaan. Je geeft hem of haar een stuk vrijheid om naar eigen inzicht verantwoordelijkheid te nemen. Het geven van een hoger dan gebruikelijk mandaat kan een concretisering zijn van de term ‘partnership’. Het zou ook een logisch gevolg kunnen zijn van de verwachting van gemandateerde om snel, flexibel en daadkrachtig te reageren op wensen/vragen/klachten vanuit de opdrachtgever.

Terughoudendheid en wantrouwen

Helaas starten de meeste transities met een terughoudendheid die verwoord wordt als: ‘ik wil wel loslaten, maar laat ze eerst maar bewijzen dat ze het waard zijn’. Wat vervolgens een tijdperk inluidt van controle over en weer. En als de gemandateerde net iets te vaak een andere keuze maakt dan je zelf gedaan zou hebben, is dat voeding voor het al aanwezige latente wantrouwen. Versterkt door het achterblijven van slagkracht omdat het benodigde mandaat nog niet aanwezig is. Scheurtjes ontstaan en frustraties nemen toe. Verhogen van mandaat is al helemaal niet meer ter sprake.

Iedere schakel zijn mandaat

Vorige week nog kwam ik een regie-organisatie tegen van een respectabel bedrijf met een budget van vele miljoenen die een mandaat gaf van niet meer dan 500 euro aan de managing agent. De managing agent op haar beurt sprak haar ongenoegen daarover uit. Ze vertrouwen me niet, ik krijg geen ruimte om te ondernemen, om snel te handelen, het schiet niet op zo…. Waarop ik de wedervraag stelde op welke wijze de managing agent zelf met haar toeleveranciers omging? Vertrouw jij ze wel? Hoeveel van jouw mandaat geef je door naar de partij onder jou in de keten? Welke slagkracht heeft de man/vrouw op de werkvloer nog? Toen bleef het een tijdje stil…….

Verstikking

Dit voorbeeld is niet uniek. Er valt ook geen algemene spelregel te geven hoe laag of hoog een mandaat moet zijn. Maar het is wel duidelijk dat het achterwege blijven van voldoende mandaat verstikkend werkt. Hoe dieper je komt in de keten, hoe hoger de frustraties oplopen. Wat in het ergste geval omslaat in passief gedrag en besluiteloosheid. En hoe langer de keten die je te besturen hebt, hoe groter dit effect wordt… Met mijn wedervraag was de frustratie uiteraard nog niet opgelost, maar wel het bewustzijn vergroot hoe makkelijk je in dezelfde valkuil stapt en wat je daarmee (onbedoeld) teweeg brengt bij je ketenpartners. Meest wezenlijk is dat een mandaat in balans is met de verwachting. Als de verwachting luidt dat er snel en flexibel gehandeld wordt, gaat dat in ieder geval niet gepaard met een laag mandaat.

In breder perspectief

Het mandaat is slechts als illustratie bedoeld voor het effect wat op veel meer plaatsen kan optreden: in targets, KPI’s, SLA’s en performancemanagementsystemen. Het is evident dat een keten, hoe lang of kort ook, bestuurbaar en controleerbaar moet zijn. Mechanismen die bedoeld zijn om ‘in control’ te blijven, kunnen in deze complexere ketens echter averechts werken, omdat ze ten koste gaan van slagkracht en het kunnen nemen van verantwoordelijkheid.

Op een later moment zullen we in een blog aandacht besteden aan de manier waarop je dit effect kan doorbreken. Overigens zullen we ook vaker over verstikking en ongewenste effecten bloggen. Onze volgende blog switchen we echter naar een ander onderwerp: ‘De worsteling op weg naar een papier-arm kantoor’ op verzoek van verschillende facilitair managers. Dank voor jullie input!

Jordie2

Deze blog is geschreven door Jordie van Berkel-Schoonen – ondernemer bij Forte Solutions. Meer weten? Reacties? Ze zijn van harte welkom op onze website, facebookpagina, of je kan haar rechtstreeks bereiken op 06-20562837, twitter @Jordievanberkel of mail jordie@forteso.nl.