F-Fort

Als u wilt dat het echt gebeurt!

Implementatie facilitaire contracten

 

Implementatie facilitaire contracten

 

Een contract afsluiten is één ding. Een contract implementeren is nog iets anders. Het vergt doortastendheid, tijd en energie om facilitaire contracten goed te implementeren. Allereerste focus ligt op het borgen van de continuïteit. Vaak wordt het door een opdrachtgever als best spannend ervaren als er een contractwissel aankomt. Je weet wat je hebt, het gras aan de overkant lijkt altijd groener, maar tegelijkertijd zit je niet te wachten op allerlei opstartproblemen. Andere contactpersonen, er wordt opnieuw kritisch gekeken naar processen en werkwijzen. Mogelijk moeten er andere koppelingen gelegd worden of worden er hele nieuwe systemen geïntroduceerd. De nieuwe leverancier stelt nog tal van vragen die beantwoord moeten worden.

Een van de belangrijkste tips om de implementatie van facilitaire contracten goed te laten verlopen is het creëren van capaciteit en focus. Net als bij een aantal andere trajecten geldt ook hier: je doet het er niet even bij. Het is cruciaal om op basis van een projectaanpak een stevige sturing aan te brengen. Te borgen dat vragen of onduidelijkheden niet te lang blijven voortbestaan door een duidelijke besluitvormings- en escalatie structuur. Dit klinkt mogelijk als ‘overdone’, maar dat is het allerminst. Een goede en volledige implementatie werpt nog jaren later vruchten af.

Als onafhankelijke partij vervullen we graag de rol van implementatiemanager en wij vervullen die rol ook zo onafhankelijk als mogelijk. Met andere woorden: het liefst zien wij dat onze kosten gedeeld wordt door zowel de opdrachtgever als de leverancier. Dit stelt ons in staat om met het beoogd eindresultaat in het vizier, daar gericht naar toe te werken. Dat vergt interventies en aanpassing aan beide zijden, waarbij het enige belang dat wij dienen is, te zorgen dat het resultaat zo snel mogelijk is bereikt.

Een mooi voorbeeld van een succesvolle contractimplementatie is die van het nieuwe managing agent contract tussen de High Tech Campus en KienFM. Dit was een complexe implementatie: mensen gingen over van de voormalige service provider naar KienFM, er moest een nieuw FMIS geïnstalleerd worden en alle contracten met de single service suppliers moesten opnieuw gecontracteerd worden. Dit omdat deze dienst voorheen in scope van de voormalige provider zat, maar niet in de scope van de nieuwe provider. Ondertussen moest de dienstverlening, op een internationale campus met duizenden facilitaire bewegingen per dag, ongehinderd doorgang vinden. Dit terwijl het contract live ging op de meest ongelukkig mogelijke datum van 1 januari, waarbij ook nog eens sprake was van vorst en ijzel. Een geweldig project, waarbij we uiteindelijk binnen 4 maanden na aanvang, met een implementatiemanager voor niet meer dan 24 uur per week, een flitsende start hebben weten te creëren voor een periode die minimaal 5 jaar zou duren. En passent hebben we ook nog de basis weggezet voor een groeipad naar een ketensamenwerking op een hoger niveau, waar nu (2 jaar na dato) iedere keer opnieuw concrete stappen in gezet worden. Dat is de implementatie van facilitaire contracten: wij zijn hierin ervaren en krijgen er energie van die we graag met u delen.


Contractvormen binnen facilitair management

 


F-Fort.nl – Testimonial: Kien

 


E52.nl – Campus werkt aan slimmere samenwerking met toeleveranciers in smart facility lab.